Smtp Server Specialist ltd. -
The Accounting House
Sheepbridge Lane -S41 9RX
Chesterfield- UK
Informativa sul Trattamento dei Dati Personali
Introduzione
Si informa l’Interessato (Utente o visitatore del sito) che il D.lgs. n. 196/2003 (cd. “Codice in
materia di protezione dei Dati Personali” - di seguito, per brevità, il “Codice”) e il
Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito, per brevità, “GDPR”) prevedono la tutela del
Trattamento dei Dati Personali.
In conformità a quanto previsto dal Codice, dal GDPR e dalla normativa vigente in materia, il
Trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nel rispetto dei
diritti e delle libertà fondamentali, della dignità dell’Interessato, con particolare riferimento
alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei Dati Personali.
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Codice nonché ai sensi degli artt. 13 e
14 del GDPR ed è soggetta ad aggiornamenti dei quali è data pubblicità sul sito
www.serversmtp.org. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente l’informativa e di riferirsi alla
versione più aggiornata.
Definizioni
Ai fini della presente informativa si intende per:
A. Banca Dati, qualsiasi complesso organizzato di Dati Personali, ripartito in una o più
unità dislocate in uno o più siti di Smtp Server Specialist ltd. e delle società controllate e collegate;
B. Cliente, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e
qualsiasi altro ente, associazione od organismo che abbia sottoscritto un contratto
di prestazione di servizi di messaggistica a mezzo di SMS e/o di servizi di
messaggistica a mezzo e-mail con Smtp Server Specialist ltd.
C. Comunicazione, dare conoscenza dei Dati Personali a uno o più soggetti determinati
diversi dall’Interessato, dal rappresentante del Titolare nel territorio dello Stato, dal
Responsabile e dagli Incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a
disposizione o consultazione;
D. Consenso, qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e
inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso,
mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i Dati Personali che lo
riguardano siano oggetto di Trattamento;
E. Dati relativi al traffico, qualsiasi dato sottoposto a Trattamento ai fini della
trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica o della
relativa fatturazione.
F. Dato Personale, qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o
identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra
informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale o alias;
G. Incaricato, la persona fisica autorizzata a compiere operazioni di Trattamento dal
Titolare o dal Responsabile;
H. Interessato, la persona fisica, cui si riferiscono i Dati Personali;
1
Informativa sulla Privacy |
I. Pseudonimizzazione, il Trattamento dei Dati Personali in modo tale che non
possano essere attribuiti a un Interessato specifico senza l'utilizzo di informazioni
aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate
separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative volte a garantire che i
Dati Personali non siano attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile;
J. Responsabile, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e
qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal Titolare al Trattamento
di Dati Personali;
K. Titolare, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e
qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente
ad altro Titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del Trattamento di
Dati Personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza;
L. Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche
senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione,
l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la
modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il
blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati,
anche se non registrati in una Banca Dati;
M. Utente, qualsiasi persona fisica che utilizza un servizio di comunicazione elettronica
accessibile al pubblico, per motivi privati o commerciali, senza esservi
necessariamente abbonata.
Titolare del Trattamento
Il Titolare del Trattamento dei Dati è Smtp Server Specialist ltd., con sede legale in The Accounting House, Sheepbridge Lane, Chesterfield, Cap:S41 9RX, UK
salvo quanto previsto nell’apposita informativa rilasciata all’Interessato in riferimento ai servizi di messaggistica a mezzo di SMS e servizio di messaggistica a mezzo e-mail, in relazione alla quale, Smtp Server Specialist ltd. potrà nominare uno o più Responsabili del Trattamento, a norma dell’art. 29 del Codice e dell’art. 28 del GDPR.
Consenso al Trattamento
Con la sottoscrizione del Contratto di Servizi, l’Interessato presta il proprio consenso al
Trattamento dei Dati Personali con le modalità e per le finalità descritte nella presente
informativa.
Ai sensi dell’art. 7 del GDPR, l’Interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in
qualsiasi momento mediante semplice comunicazione scritta all’indirizzo info@serversmtp.org.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del Trattamento basata sul consenso prima
della revoca. In caso di revoca del Consenso, i Dati dell’Interessato verranno cancellati.
Luogo di Trattamento dei dati e loro trasferimento
I Trattamenti dei Dati Personali connessi ai servizi web hanno luogo presso le sedi delle società collegate e controllate, e sono curati solo da personale incaricato del Trattamento.
Il Trattamento e la conservazione dei Dati avvengono su server ubicati all’interno
dell’Unione Europea, anche presso società terze incaricate e debitamente nominate quali
Responsabili del Trattamento. Attualmente, i server sono ubicati in UK. I Dati non sono
trasferiti fuori dall’Unione Europea. Il Titolare si riserva la facoltà di modificare l’ubicazione
dei server anche fuori dall’Unione Europea, assicurando, in tal caso, che il trasferimento
avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, con le adeguate garanzie previste
dall’art. 46 del GDPR.
Tipi di Dati trattati
Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito
acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui
trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di
informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per
loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con Dati detenuti da
terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di Dati rientrano gli indirizzi IP
o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono al sito ecc.) delle
risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al
server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della
risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) e altri parametri relativi al sistema operativo
e all’ambiente informatico dell’Utente.
Questi Dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime
sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati
immediatamente dopo l’elaborazione. I Dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento
di Responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito. In ogni caso, i Dati
sono conservati da Smtp Server Specialist ltd. per il periodo strettamente necessario e comunque in
conformità̀ alle vigenti disposizioni normative in materia.
Dati forniti volontariamente dagli utenti
L’invio volontario, facoltativo ed esplicito di Dati a Smtp Server Specialist ltd. da parte dell’Utente (es. in occasione della registrazione nella Banca Dati di Smtp Server Specialist ltd. ovvero dell’inserimento dei propri Dati mediante compilazione di appositi moduli, anche al fine di verificare la possibilità di accedere ai servizi dalla stessa forniti, e l’invio di posta elettronica agli indirizzi indicati sul sito web), comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente e dei Dati dallo stesso forniti, per i quali l’Utente rilascia espresso Consenso al loro Trattamento.
L’uso dei software per la trasmissione di comunicazioni SMS/MMS e e-mail
consente di rilevare l’apertura di un messaggio, da quale indirizzo IP o con quale tipo di
browser viene aperta l’email, e altri dettagli tecnici. La raccolta di tali Dati è funzionale
all’utilizzo del servizio offerto da Smtp Server Specialist ltd. e costituisce parte integrante delle
funzionalità del sistema di invio dei messaggi.
Con la registrazione nell’Area Clienti del sito, l’Utente autorizza Smtp Server Specialist ltd. a
trattare i Dati Personali quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il nome, il cognome, il
numero di telefono e l’indirizzo e-mail, al solo fine di completare e gestire il processo di
creazione, registrazione e fruizione delle funzionalità dell’ Area Clienti.
Per l’erogazione dei servizi connessi all’Area Clienti, Smtp Server Specialist ltd. potrebbe acquisire altre tipologie di dati quali i dati relativi alla carta di credito.
I Dati Personali raccolti tramite la compilazione di moduli sul sito - anche nel
caso di utilizzo in prova gratuita dei servizi SMS/MMS e e-mail - sono raccolti e trattati per le
seguenti finalità:
A. svolgimento delle attività di relazione con il Cliente secondo quanto previsto dal
contratto;
B. gestione dell’amministrazione e adempimento di obblighi di legge (es. contabile,
fiscale), o per ottemperare alle richieste dell’Autorità Giudiziaria;
Dati forniti volontariamente dagli Utenti per finalità di marketing
Qualora l’Utente abbia manifestano il Consenso al Trattamento dei Dati Personali anche per
ricevere comunicazioni pubblicitarie e promozionali sui servizi di Smtp Server Specialist ltd., usufruire di sconti, omaggi e offerte esclusive, ai sensi dell’art. 13 del Codice, si informa che:
A. il Trattamento è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e
persegue le seguenti finalità:
1. concludere, gestire ed eseguire la richiesta inoltrata dall’Interessato
di iscrizione alla newsletter e alla mailing list di Smtp Server Specialist ltd. al fine di
ricevere tramite posta elettronica o SMS comunicazioni commerciali
e/o promozionali e/o pubblicitarie sui servizi di Smtp Server Specialist ltd.
2. organizzare, gestire ed eseguire la richiesta di iscrizione anche
mediante comunicazione dei Dati a terzi fornitori o a società
controllate e/o collegate;
3. assolvere agli obblighi di legge o agli altri adempimenti richiesti dalle
competenti Autorità;
B. I Dati raccolti sono utilizzati da Smtp Server Specialist ltd. per la gestione della richiesta di
iscrizione alla newsletter e alla mailing list e saranno resi conoscibili a terzi per la
difesa dei diritti e in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti
e su richiesta dalle competenti Autorità.
Per interrompere la trasmissione e per la cancellazione dalla newsletter e dalla mailing list,
l’Interessato può, in qualsiasi momento, esperire la procedura di cancellazione dal servizio
seguendo le istruzioni contenute nelle comunicazioni ricevute.
Modalità, finalità e durata del Trattamento
I Dati raccolti da Smtp Server Specialist ltd. sono:
A. trattati mediante strumenti elettronici automatizzati, informatici e telematici, o
mediante elaborazioni manuali con logiche correlate alle finalità per le quali i Dati
sono stati raccolti;
B. trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato;
C. raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in
modo che non sia incompatibile con tali finalità;
D. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali
sono trattati;
E. esatti e, se necessario, aggiornati;
F. conservati in modo da consentire l’identificazione dell’Interessato per un di tempo
non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
G. trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa
la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti
non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.
In particolare:
1. Dati Personali
Il Trattamento dei Dati Personali da parte di Smtp Server Specialist ltd. è improntato ai principi di
correttezza, liceità e trasparenza e persegue le seguenti finalità, in conformità con l’art. 6
lett. b del GDPR:
a) concludere, gestire ed eseguire le richieste di contatto ovvero di fornitura dei servizi
inoltrate dall’Interessato;
b) organizzare, gestire ed eseguire le richieste di contatto e di fornitura dei servizi anche
mediante comunicazione a terzi in genere, anche fornitori e/o collaboratori e/o società
controllate e/o collegate ai fini dell’erogazione dei servizi e/o per la difesa dei diritti e/o
in adempimento agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti e su richiesta dalle
competenti Autorità.
I Dati Personali dell’Interessato potranno essere utilizzati per chiedere informazioni, anche
telefoniche, relative alla qualità dei servizi offerti, ovvero relative all’eventuale disdetta
nonché, con particolare riferimento al Trattamento dei Dati di traffico, per le finalità di
commercializzazione dei servizi. Tali Dati potranno essere conservati anche per periodi
superiori, ma comunque per la durata strettamente necessaria al raggiungimento delle
finalità per le quali sono conservati.
I Dati Personali sono trattati con strumenti automatici e non, per il tempo strettamente
necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza
sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non
autorizzati.
A norma dell’art. 26 del GDPR, tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione,
nonché della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del
Trattamento, come anche dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà
delle persone fisiche costituiti dal Trattamento, sia al momento di determinare i mezzi del
Trattamento sia all’atto del trattamento stesso, il Titolare mette in atto misure tecniche e
organizzative adeguate, quali la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, volte
ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a
integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e
tutelare i diritti degli interessati.
2. Dati relativi al servizio SMS/MMS e e-mail
Il Cliente o l’Utente che inserisca o in altro modo tratti i Dati di terzi deve garantire,
assumendosene ogni connessa responsabilità, di aver preventivamente fornito ai terzi le
informazioni di cui all’art. 13 del Codice e di aver acquisito il prescritto Consenso al
Trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 130 del Codice e dell’art. 7 del GDPR.
I Dati relativi alle trasmissioni effettuate dai Clienti di Smtp Server Specialist ltd. (numeri telefonici dei destinatari/utenza/indirizzi di posta elettronica) e comunicati a Smtp Server Specialist ltd. dal Cliente verranno mantenuti nella Banca Dati di Smtp Server Specialist ltd. con la finalità di gestire possibili criticità riguardanti l’assistenza tecnica, eventuali abusi e a scopi statistici e, comunque, in
conformità con l’art. 6 del GDPR.
I Dati riguardanti numeri telefonici dei destinatari/utenza/indirizzi di posta elettronica e i
Dati riguardanti le comunicazioni effettuate dai Clienti, non verranno mai ceduti a terzi.
Ai numeri telefonici dei destinatari/utenza/indirizzi di posta elettronica non viene mai
spedita alcuna informativa commerciale, comunicazione promozionale né avviso di alcun
tipo da parte di Smtp Server Specialist ltd..
Le informazioni relative al Traffico sono conservate da Smtp Server Specialist ltd., in conformità
all’espresso Consenso prestato con il contratto dal Cliente utilizzatore dei servizi forniti da
Smtp Server Specialist ltd., per un periodo non superiore a 24 mesi per finalità di:
a) accertamento e repressione di reati;
b) documentazione in caso di contestazione della fattura o per la pretesa del pagamento
anche in sede giudiziale;
c) commercializzazione di servizi di comunicazione elettronica o per la fornitura di servizi a
valore aggiunto;
d) organizzazione interna e di rilevamenti statistici, oltre che per soddisfare eventuali
richieste di consegna e/o visualizzazione dei dati avanzate da soggetti autorizzati quali, a
titolo esemplificativo, autorità amministrative, giudiziarie o forze di pubblica sicurezza.
Il contenuto degli SMS/MMS e e-mail è conservato da Smtp Server Specialist ltd., in conformità all’espresso Consenso prestato con il contratto dal Cliente utilizzatore dei servizi forniti da Smtp Server Specialist ltd., per un periodo non superiore a 6 mesi per la consultazione da parte del Cliente, mediante accesso al sito per mezzo di apposite login e password.
3. Facoltatività del conferimento dei Dati
Salvo i Dati di navigazione, la comunicazione dei Dati da parte dell’Interessato è facoltativa,
ma l’eventuale rifiuto potrebbe non consentire a Smtp Server Specialist ltd. di provvedere alla puntuale e corretta gestione della richiesta di contatto ovvero di fornitura del servizio eseguita
dall’Interessato.
Responsabile esterno del Trattamento dei Dati degli utenti finali/destinatari degli SMS e/o delle e-mail - ferma restando la responsabilità in capo al Cliente circa l’utilizzo dei Dati degli utenti finali
destinatari degli SMS e/o delle e-mail e circa il contenuto delle comunicazioni - nella sua
qualità di Responsabile esterna, Smtp Server Specialist ltd. dichiara di conoscere gli obblighi previsti dal D. Lgs. 196/2003 e dal GDPR a suo carico, si obbliga a:
a) trattare i Dati soltanto su istruzione documentata del Titolare del Trattamento;
b) rispettare le disposizioni del Codice e del GDPR, in particolare le disposizioni sulle misure
di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR, impegnandosi ad adottare le misure tecniche e
organizzative, fisiche e logiche, per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, al
fine di ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei Dati, di
accesso non autorizzato o di Trattamento non consentito o non conforme alle finalità
suindicate;
c) osservare i provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali;
d) trattare i Dati trasmessi dal Titolare per le sole finalità di esecuzione delle prestazioni
richieste dal contratto e per il tempo previsto;
e) individuare, tra i propri collaboratori, designandoli per iscritto, gli Incaricati del
trattamento, i quali operano sotto la diretta autorità del Responsabile;
f) prestare periodicamente agli Incaricati una formazione di base, in materia di
Trattamento dei Dati;
g) osservare e far osservare ai propri Incaricati a riservatezza rispetto ai Dati Personali dei
quali avrà conoscenza nell’esecuzione del contratto e a non diffondere o comunicare
Dati a terzi, informazioni o documentazione acquisita in ragione del contratto stesso;
h) vigilare sull’operato dei propri Incaricati;
i) collaborare attivamente e tempestivamente con il Titolare del Trattamento, al fine di
soddisfare l’obbligo del Titolare del Trattamento di dare seguito alle richieste per
l’esercizio dei diritti dell’Interessato, nei termini e alle condizioni previste dalle norme;.
j) nel caso in cui il Responsabile si dovesse avvalere per l'esecuzione del contratto di
subappaltatori, si impegna a sottoscrivere un accordo scritto con i subappaltatori che
preveda il rispetto dei termini e condizioni del contratto e degli stessi obblighi previsti
dalla presente informativa;
k) su scelta del Titolare del Trattamento, cancellare o restituire tutti i Dati Personali dopo
che è terminata la prestazione dei servizi relativi al Trattamento e cancellare le copie
esistenti, salva la conservazione dei dati per le finalità consentite dalla Legge;
l) mettere a disposizione del Titolare del Trattamento tutte le informazioni necessarie per
dimostrare il rispetto degli obblighi di Legge;
m) consentire e contribuire alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal
Titolare del Trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato;
n) informare immediatamente il Titolare del Trattamento qualora, a suo parere,
un’istruzione violi il GDPR o altre disposizioni, nazionali o dell’Unione, relative alla
protezione dei Dati.
Sicurezza delle informazioni
Tutte le informazioni raccolte vengono memorizzate e mantenute in
strutture sicure che limitano l’accesso esclusivamente al personale autorizzato.
I software forniti sono controllati regolarmente per verificare l’eventuale presenza di
violazioni della sicurezza, e assicurare che le informazioni raccolte siano al sicuro da chi
intende visualizzarle senza autorizzazione.
Smtp Server Specialist ltd. si attiene alle misure di sicurezza prescritte dalle leggi e dalle normative
applicabili e a tutte le misure adeguate secondo i criteri attualmente più all’avanguardia, per
assicurare e garantire la riservatezza dei Dati Personali degli Utenti, e ridurre al minimo, per
quanto possibile, i pericoli costituiti dall’accesso non autorizzato, dalla rimozione, perdita o
dal danneggiamento dei Dati Personali degli Utenti.
Diritti dell’Interessato
L’Interessato possiede i diritti enunciati dall’art. 7 del Codice e dal Capo III del GDPR. In
particolare, l’Interessato ha diritto di:
1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati Personali che lo riguardano, anche se
non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei Dati Personali;
b) delle finalità e modalità del Trattamento;
c) della logica applicata in caso di Trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti
elettronici;
d) degli estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili e del rappresentante designato;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere
comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato
nel territorio dello Stato, di Responsabili o Incaricati;
f) del periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non fosse possibile, i
criteri utilizzati per determinare tale periodo;
g) qualora i Dati non siano raccolti presso l’Interessato, di tutte le informazioni disponibili
sulla loro origine;
3. ottenere la rettifica, l’integrazione o la cancellazione (diritto all’oblio) dei Dati Personali o
la limitazione del Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano;
4. ottenere la portabilità dei Dati;
5. opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano, ancorché
pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al Trattamento di Dati Personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario
o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione
commerciale.
6. proporre reclamo a un’Autorità di Controllo.
Minori
Se l’Interessato ha meno di 18 anni, il Trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, il
consenso è prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale per il quale
devono essere acquisiti i dati identificativi e copia dei documenti di riconoscimento.
Informazioni
Le informazioni e le richieste in materia di privacy, anche in relazione ai diritti
dell’Interessato, possono essere rivolte a Smtp Server Specialist ltd. tramite posta elettronica all’indirizzo
info@serversmtp.org
HO PRESO VISIONE DELL’INFORMATIVA E AUTORIZZO IL TRATTAMENTO DEI MIEI DATI PER LE FINALITÀ INDICATE
Aggiornato ad Aprile 2018
Smtp Server Specialist ltd. -
The Accounting House
Sheepbridge Lane -S41 9RX
Chesterfield- UK